Zarządzanie nieruchomościami w enova365

Moduł Nieruchomości enova365

W systemie enova365 mamy możliwość pełnego nadzorowania i zarządzania nieruchomościami. Pozwala to na zminimalizowanie czasu oraz kosztów związanych z administracją nieruchomościami komercyjnymi, biurowymi i mieszkaniowymi. Równocześnie zapewnia osobom decyzyjnym dostęp do kluczowych informacji potrzebnych do podejmowania racjonalnych decyzji biznesowych.

W poniższym materiale skrótowo pokażemy jak można wykorzystać ten moduł. 

Budowanie struktury nieruchomości

W systemie mamy możliwość zbudowania struktury nieruchomości w postaci rozwijanego drzewa. Takie rozwiązanie pozwala na klarowne zobrazowanie co wchodzi w skład danego obiektu, co więcej – obiekty można bezpośrednio powiązać z pozycjami w Księdze Inwentarzowej.

W ten sposób dodawać wiele działek, budynków wolnostojących, a także kondygnacje, liczniki, parkingi, instalacje i wiele innych. Nie ma ograniczeń co do kolejności tworzenia obiektów. Możemy zdefiniować dowolny obiekt i dodać go do wcześniej utworzonej struktury. 

Pomiary liczników

W systemie w prosty i przejrzysty sposób możemy kontrolować zużycie liczników np. prądu, wody czy gazu. Do zarządzania mamy liczniki podlegające danym obiektom oraz liczniki główne. 

Pomiary można uzupełniać z pozycji formularza licznika (zakładka 'Pomiary’). Można dokonywać tego hurtowo dla zaznaczonych liczników za pomocą guzika „Dodaj odczyty”:

Wówczas otworzy się formularz z możliwością uzupełnienia pomiaru dla każdego z liczników:

Zdarzenia planowane i incydentalne

W procesie zarządzania nieruchomościami system daje nam możliwość nadzoru nad pracami planowanymi np. remonty, a także kontrolę nad zdarzeniami incydentalnymi np. awarie.

W pracach planowanych możemy wskazać jakiego obiektu dotyczy praca, wykonawcę (firmę) i osobę kontaktową w tej firmie. Można określić planowany czas trwania robót i status ( np. czy remont jest w trakcie, czy dopiero jest planowany):

Formularz zdarzeń incydentalnych (awarii) wygląda podobnie, z tym że mamy możliwość wskazania daty zgłoszenia awarii.

Polisy

W module Nieruchomości enova365 mamy także dostęp do ubezpieczeń budynków i innych obiektów. W formularzu możemy wskazywać wartość, numer polisy oraz czy została opłacona. System może przypomnieć o kończącej się polisie. Bezpośrednio w programie możemy także nadzorować zgłoszone szkody z polisy, oraz uzupełniać informacje i decyzje powstałe w związku z likwidacją szkody:

Najem krótkoterminowy

W module nieruchomości enova365 dostępne jest kilka metod rozliczenia najmów oraz mediów.

Najprostszy przypadek to najem krótkoterminowy, np. wynajem salki konferencyjnej.

Aby obiekt był dostępny do wynajmu należy na formularzu zaznaczyć odpowiednie pole oraz stawkę. Stawkę może być zdefiniowana na kartotece usługi. Można ją oczywiście wpisać w polu na poniższym formularzu: 

Gdy obiekt spełnia wymogi wynajmu, możemy utworzyć w programie zdarzenie najmu:

W takim formularzu uzupełniamy podstawowe dane jak: kontrahent, obiekt podlegający najmowi oraz zakres dat. Dodatkowo oznaczamy status najmu – może być planowany, w trakcie lub zakończony. W naszym przykładzie wynajmujemy salę konferencyjną na okres 4 dni. Kwota za najem automatycznie wylicza się z usługi dodanej na formularzu obiektu. 

Rozliczanie najmu krótkoterminowego bez uwzględnienia mediów jest wyjątkowo proste. Gdy najem zostanie zakończony w specjalnej pod zakładce Do rozliczenia pojawią się wszystkie obiekty, których najem się zakończył ale nie został rozliczony. Rozliczenia dokonujemy za pomocą jednego guzika:

Po zaznaczeniu najmu, który chcemy rozliczyć, klikamy w zaznaczony guzik Rozlicz. System zapyta nas jakim dokumentem chcemy rozliczyć najem, po wybraniu standardowo dokument handlowy należy zatwierdzić.

Miesięczne rozliczanie najmu oraz mediów

Kolejnym przykładem rozliczania najmów będzie sytuacja, w której rozliczamy najem oraz media za lokale, które wynajmujemy długoterminowo. 

Tworzenie najmu do lokalu/mieszkania każdorazowo wygląda tak samo. W przypadku rozliczania mediów należy dodać do obiektu liczniki mediów, które chcemy refakturować.  Otwierając formatkę zdarzenia najmu przechodzimy do zakładki Obiekty i klikamy w guzik Dodaj liczniki:

Następnie wyświetli się tabela, w której będą dostępne liczniki znajdujące się w danym obiekcie. Po dodaniu zapisujemy i zamykamy formularz. 

Najem został zawarty na określoną ilość czasu z fakturowaniem miesięcznym. Kolejnym krokiem powinno być utworzenie umowy najmu. Taką czynność wykonujemy zaznaczając wybrany najem i z menu Czynności wybieramy Generuj umowę najmu:

Otworzy się nam formularz Umowy usługi cyklicznej. Automatycznie zostanie dodany okres, na jaki zostanie zawarta umowa (wg. tego co zostało ustalone podczas tworzenia najmu) oraz pozycje jakie będą brane pod uwagę w chwili wystawienia dokumentu handlowego. W tym miejscu możemy również ustalić sposób wyliczania dat fakturowania i wykonania usługi:

Taką umowę możemy zatwierdzić, standardowo poprzez menu Czynności > Zatwierdź dokument. Po wystawieniu faktur do tej umowy będą widoczne na zakładce Powiązane dokumenty. 

…i wiele więcej

Moduł Nieruchomości w enova365 jest wszechstronny i elastyczny, dopasowując się do różnych potrzeb użytkowników, niezależnie od skali działalności – od wynajmu jednego pomieszczenia po zarządzanie kilkudziesięcioma mieszkaniami.

Można go zintegrować z modułem Flota enova365 oraz wykorzystać zaawansowane algorytmy obliczeniowe do naliczania dokumentów rozliczających umowy najmu.

Niezależnie od celu w jakim ma służyć: wynajmie krótkoterminowym, długoterminowym, czy w spółdzielniach mieszkaniowych, które mogą efektywnie zarządzać wieloma lokalami dzięki wbudowanemu kreatorowi rozliczeń, lub na potrzeby nadzorowania własnymi obiektami.

NAPISZ DO NAS!

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat modułu Nieruchomości enova365? Skontaktuj się z nami!