Dyskusje w enova365 – sposoby wykorzystania

Czym są dyskusje w enova365?

W wersji oprogramowania 2406 wprowadzono Dyskusje, aby wspierać komunikację w firmach korzystających z enova365. Funkcjonalność ta umożliwia użytkownikom systemu, którzy posiadają odpowiednie uprawnienia, wymianę informacji dotyczących obiektów związanych z dyskusją. Dodatkowo, funkcja Dyskusji usprawnia realizację projektów i zadań, gromadząc całą komunikację oraz niezbędne informacje w jednym miejscu – na formularzu dyskusji. Dyskusje łączą się z konkretnym obiektem, takim jak dokument ewidencji lub faktura sprzedaży.

Praca z dyskusją opiera się na jej definicjach. Użytkownik standardowo może dodać dowolną liczbę definicji dyskusji, opartych na różnych parametrach. W systemie utworzono trzy domyślne definicje:

  • Dyskusja podstawowa: posiada podstawowe parametry do utworzenia dyskusji,
  • Dyskusja Support: przeznaczona jest dla Servicedesku. Domyślnie niedostępna,
  • Dyskusja rozszerzona: zestaw rozszerzony do tworzenia dyskusji do zdefiniowania w Politykach.

Dyskusja podstawowa

Dyskusję tworzy się poprzez Menu > Czynności > Rozpocznij dyskusję:

 
Rozpoczęcie dyskusji

Po wybraniu pojawi się okno z możliwością nadania nazwy dyskusji oraz jej definicji. Domyślnie możemy wybrać definicję podstawową i rozszerzoną. Użytkownik natomiast może tworzyć dowolną ilość definicji dyskusji: 

Wybór definicji

Gdy wybierzemy definicję i zatwierdzimy na formularzu po lewej stronie pojawi się kolejna zakładka o nazwie Dyskusja. Operator tworzący dyskusję rozpoczyna wątek i oznacza innych operatorów, którym zleca zadanie – wówczas otrzymują oni powiadomienie. Można tworzyć wiele wątków, w zależności od potrzeb użytkownika.

Wątek może mieć trzy statusy: Aktywny, Rozwiązany i Zamknięty.

Dyskusja również ma trzy statusy: Oczekujący, Zatwierdzony i Odrzucony.

Formularz dyskusji

Oznaczony w wątku operator otrzymuje powiadomienie. Do korespondencji może dostać się bezpośrednio z okna powiadomienia lub folderu „Dyskusje”:

Powiadomienia o dyskusji

W dyskusji podstawowej status wątku, jak i status całej dyskusji zmienia operator ją rozpoczynający. 

Dyskusja rozszerzona

Dyskusja rozszerzona jest bardziej rozbudowana niż podstawowa. W pierwszej kolejności należy skonfigurować Polityki według własnych potrzeb:

Polityki

Dyskusję każdorazowo tworzy się w ten sam sposób. Niezależnie czy jest to podstawowa czy rozszerzona dyskusja.  

Formularz rozszerzonej dyskusji nieco się różni od podstawowej. Po prawej stronie widoczne są dodatkowe pola. Tworząc dyskusję możemy dodać użytkowników, którzy odgrywają rolę recenzenta wymaganego, recenzenta opcjonalnego lub uczestnika. Jest możliwe dodanie załączników, jak również obiektów powiązanych z systemu np. dokumentu handlowego, projektu itp.:

Formularz dyskusji rozszerzonej

Wymagani recenzenci mają za zadanie zatwierdzić bądź odrzucić dokument. Z perspektywy recenzenta w polu Użytkownicy widoczna będzie rozwijana lista do wyboru:

Lista do wyboru z decyzją recenzenta

 W momencie podjęcia decyzji przez recenzenta zmieni się oznaczenie przy jego nazwie. Gdy decyzja będzie pozytywna pojawi się znak „V”, negatywna „X”. 

Dodatkowo, dyskusje można wyposażyć w mechanizmy np. taki, który przy zatwierdzeniu dokumentu o wartości większej niż 10 000,00 PLN sprawdza, czy została rozpoczęta dyskusja weryfikacyjna i czy została pozytywnie rozpatrzona przez recenzentów. W przypadku opinii negatywnej mechanizm nie pozwoli na zatwierdzenie dokumentu. 

Oznaczenia recenzji pozytywnej oraz negatywnej
Informacja o niemożności zatwierdzenia dokumentu z powodu negatywnej opinii

W ten sposób Dyskusje w enova365 mogą być wykorzystywane jako prosty  workflow.

Zapraszamy do obejrzenia filmów przedstawiający użycie Dyskusji w systemie enova365.

Dyskusje w enova365 cz. 1: Dyskusja podstawowa

 

Dyskusje w enova365 cz. 2: Dyskusja rozszerzona

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *