Faktury zaliczkowe sprzedaży

Faktura zaliczkowa jest dokumentem, który wystawiamy po otrzymaniu wpłaty od klienta zaliczki. Stanowi podstawę do naliczenia VAT od sprzedaży.

W programie enova365 można wystawiać dowolną ilość faktur zaliczkowych, korekt i faktur końcowych. Na fakturach końcowych można wskazać jaka kwota zaliczki ma być rozliczona. Dzięki temu można fakturę zaliczkową rozliczyć z wieloma fakturami końcowymi.

Faktura zaliczkowa

W enova365 fakturę zaliczkową wystawiamy wchodząc w moduł Handel, następnie Faktury sprzedaży i z rozwijanej listy wybieramy FZAL – Faktura zaliczkowa:

Wystawiając zaliczkę uzupełniamy nazwę kontrahenta, pozycję dokumentu wskazując ilość i cenę towaru oraz uzupełniamy wartość tj. kwotę uiszczonej zaliczki. Po wykonaniu czynności klikamy Zatwierdź i zamknij.

Do wystawienia faktury zaliczkowej nie potrzebujemy stanu towaru na magazynie. Taki dokument nalicza tylko VAT w rejestrze sprzedaży oraz płatność, którą możemy rozliczyć z wpłatą.

Faktura zaliczkowa fiskalizowana

Jeżeli zaliczkę wpłaca nam osoba fizyczna, należy wystawić dokument fiskalizowany – w programie standardowo jest to definicja FFZAL. W takim dokumencie VAT jest liczony od brutto, a przy zatwierdzeniu zostanie wydrukowany paragon fiskalny.

Korekta faktury zaliczkowej

Do faktury zaliczkowej można wystawić korektę. W systemie enova365 korektę wystawiamy w relacji do faktury zaliczki:

Po utworzeniu dokumentu w prawym dolnym rogu w polu Wartość będzie widoczna kwota zaliczki z minusem (w naszym przykładzie to -50,00 PLN).

Korygując w powyższy sposób pomniejszamy zaliczkę o połowę. Oznacza to, że po zatwierdzeniu dokumentu, wartość wpłaconej przez kontrahenta zaliczka będzie wynosić 50,00 PLN.

Rejestracja kolejnych zaliczek

Możemy również tworzyć kolejne dokumenty zaliczkowe. Do faktury FZAL poprzez relacje wystawiamy kolejną fakturę zaliczkową. Analogicznie jak przy korekcie w polu wartość wpisujemy kwotę kolejnej zaliczki.

Faktura końcowa z uwzględnieniem zaliczek

W momencie dokonania sprzedaży należy wystawić fakturę końcową. Taka faktura będzie powiązana z dokumentem WZ, który rozchodowuje towar z magazynu. 

Wystawianie faktury końcowej z uwzględnieniem zaliczki odbywa się poprzez menu Relacje/Nowy (FV – Faktura sprzedaży). 

Po wybraniu pojawia się okno, w którym wskazujemy dokumenty zaliczkowe. W naszym przykładzie będzie to dokument FZAL (faktura zaliczkowa) i KFZAL (korekta).

Następnie otworzy się formularz faktury końcowej. Na zakładce Relacje zaliczek  jest lista powiązanych dokumentów zaliczkowych:

W kolumnie Rozliczenia, program automatycznie podstawia wartość zaliczki. Pole jest edytowalne, możemy więc wpisać kwotę, która ma zostać rozliczona w tej fakturze:

Pozostałą wartość zaliczki można wykorzystać w kolejnych fakturach wystawianych na tego kontrahenta. 

Jedna FZAL – dwie faktury końcowe

Załóżmy, że nasz kontrahent wpłacił nam 200 zł zaliczki za 5 szt. danego towaru. Klient chce dokonać zakupu w części, poprzez relację do dokumenty FZAL, wystawiamy fakturę przykładowo na 2 szt.:

Ponieważ są faktury zaliczkowe, w zakładce Relacje zaliczek wpisujemy rozliczaną kwotę zaliczki. W naszym przykładzie rozliczamy część zaliczki, która jest równa wartości faktury końcowej (108,24 zł). Na kolejnej fakturze końcowej zostaje nam do rozliczenia 91,76 zł:

Kolejną fakturę na pozostałą ilość towaru wystawiamy w ten sam sposób – poprzez relacje.  System poinformuje nas o pozostałej kwocie zaliczki, którą można rozliczyć na fakturze:

Na kolejnej fakturze wskazujemy pozostałą ilość towaru, końcowa wartość faktury będzie stosownie wyliczona uwzględniając pozostałość zaliczki.

Kilka FZAL – jedna faktura końcowa

Kolejnym przykładem jest kilka faktur zaliczkowych, z których chcemy wystawić jedną fakturę końcową. Nasz przykładowy kontrahent wpłacił trzy zaliczki w kwotach 200 zł, 50 zł i 100 zł za dany towar. Zaznaczając wszystkie dokumenty FZAL, poprzez Relacje wybieramy Faktura -> nowy zbiorczy (FV – Faktura sprzedaży):

Jeżeli na rozwijanej liście nie jest widoczny do wyboru nowy zbiorczy (FV – Faktura sprzedaży), należy to skonfigurować na definicji faktury zaliczkowej, zakładka Relacje.

Ostatecznie faktura końcowa sumuje wartość towaru i uwzględnia wpłacone zaliczki przez kontrahenta przy wartości końcowej:

Księgowanie faktur zaliczkowych i końcowych

Faktury zaliczkowe księgujemy następująco:

• kwotę netto księgujemy na konto zaliczek, np. 806;
• kwotę VAT księgujemy na konto VAT, tj. 222-01;
• kwotę płatności na odpowiednie konto rozrachunkowe, np. 200-Kontrahent.

Analogicznie jest księgowana korekta do faktury zaliczkowej – oczywiście z ujemnymi wartościami.

Fakturę końcową księgujemy tak jak inne faktury, z tym że kwotę zaliczki przeksięgowujemy z konta 806 na konto sprzedaży 700/730. Pozostałą kwotę netto z faktury końcowej księgujemy standardowo.

Takie księgowania wymagają utworzenia odpowiednich schematów księgowań – ale przy wykorzystaniu odpowiednich cech takie schematy mają 3-4 pozycje. 

Faktura końcowa zerowa

Szczególnym przypadkiem jest faktura końcowa, która ma wartość równą wartości zaliczki. Taka faktura nie posiada ani płatności, ani zapisów w tabelce VAT. Zatem nie ma kwot do zaksięgowania. Należy ustawić ją w ewidencji dokumentów jako „Wprowadzona” i zaznaczyć parametr „Nie podlega księgowaniu”: